Tầm quan trọng của việc thay đổi cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của việc thay đổi cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là việc thiết kế hệ thống cấp bậc quản lý trong một công ty, cho phép thông tin được lưu chuyển thông suốt giữa các nhân viên làm việc trong công ty. Cơ cấu tổ chức của một công ty hình thành trên cơ sở các chính sách của công ty và đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng và duy trì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vậy hôm nay hãy cùng Dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ Quang Minh đi tìm hiểu các loại cơ cấu tổ chức phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay và tầm quan trọng của nó.

Nguyên nhân nào dẫn đến sự thay đổi tổ chức?

Lý do chính để tái cấu trúc một doanh nghiệp là để thực hiện một chiến lược mới. Một chiến lược đưa ra một kế hoạch xác định cách Thành lập doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực chính của mình một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

 

Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược cần phải điều chỉnh cấu trúc kinh doanh của mình để đảm bảo rằng hai yếu tố này luôn hỗ trợ lẫn nhau. Điều này có thể xảy ra, trong trường hợp doanh nghiệp:

• Chuyển đổi từ một công ty mới thành lập thành một công ty mở rộng quy mô
• Tiếp nhận một đối tác hoặc giới thiệu sự thay đổi trong quản lý
• Chuyển sang kinh doanh các dòng sản phẩm mới
• Mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp ra nước ngoài

Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự thay đổi của tổ chức

Các yếu tố bên ngoài có thể dẫn đến thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của bạn bao gồm doanh nghiệp phải :

• Giải quyết các thị trường mới
• Phản ứng với những thay đổi về nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ
• Theo kịp các công nghệ hoặc sản phẩm mới từ các đối thủ cạnh tranh

Các sự kiện bên ngoài khác kích thích sự thay đổi tổ chức doanh nghiệp bạn. Chúng bao gồm :

• Sáp nhập và mua lại (Tìm hiểu thêm: Mua bán và Sáp nhập tại Việt Nam)
• Liên doanh và hợp tác kinh doanh

Các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến sự thay đổi của tổ chức

• Các nhu cầu nội bộ của doanh nghiệp cũng có thể thúc đẩy sự thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Ví dụ :
• Huy động vốn, cải thiện dòng tiền hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp 
• Cải tiến quy trình và phương thức làm việc
• Loại bỏ các vị trí công việc thừa và các vai trò quản lý trùng lặp
• Tổ chức lại các chức năng nội bộ

Các bước thay đổi cơ cấu tổ chức 

1. Lập kế hoạch cấu trúc

Để thay đổi cơ cấu tổ chức, trước tiên bạn cần phải hoạch định một cơ cấu cụ thể. Đối với bất kỳ thay đổi nào, người ta phải tạo cơ sở hoặc nền tảng để doanh nghiệp có thể tái tạo cấu trúc phù hợp với mục tiêu phát triển. 

 

2. Tổ chức cuộc họp

Bạn sẽ phải lên kế hoạch cho một cuộc họp với sự tham gia của nhân viên và các thành viên khác, những người thuộc hệ thống cấp trên của công ty, để thảo luận về sự thay đổi mà doanh nghiệp muốn trong cơ cấu tổ chức . Việc thay đổi toàn bộ cấu trúc của một tổ chức có sức ảnh hưởng rất lớn đến bộ máy hoạt động nhân sự nội bộ.

Đây là một trong những quyết định quan trọng mà một tổ chức có thể thực hiện. Để thực hiện bước chuyển đổi hiệu quả cần rất nhiều nỗ lực từ các thành viên trong công ty.

3. Giải thích các chính sách mới

Bạn cần giải thích các chính sách và quy tắc mới sẽ áp dụng trong việc thay đổi cơ cấu tổ chức công ty. Không chỉ giải thích các chính sách và chuẩn mực cần thiết mà việc giải thích lợi ích của các chính sách đó cũng rất quan trọng. Nếu bạn không thảo luận về lợi ích của sự thay đổi, thì sự thay đổi mong muốn của bạn sẽ không được các thành viên còn lại trong công ty chấp nhận.

 

Các loại cơ cấu tổ chức khác nhau

Có ba loại cơ cấu tổ chức như cơ cấu chức năng, cơ cấu ma trận, cơ cấu phẳng

 

Cơ cấu chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng trong các công ty mà các công việc được phân chia theo chức năng của từng bộ phận thực hiện. Cấu trúc như vậy cũng có thể được áp dụng bởi các công ty quy mô nhỏ.

Cơ cấu ma trận 

Cơ cấu này được triển khai theo hình thức đa chiều, mô hình này cực kỳ lý tưởng cho các doanh nghiệp đòi hỏi luồng xử lý công việc nhanh chóng. Phù hợp với các doanh nghiệp đang chạy nhiều dự án hoặc đang sản xuất nhiều sản phẩm cùng thời điểm.

Cơ cấu phẳng

Đây là một trong những cơ cấu rất đặc biệt, không có trình tự rõ ràng. Nhân sự trong doanh nghiệp không phân biệt vị trí, chức vụ, mọi người đều có trách nhiệm, nghĩa vụ đối với hoạt động kinh doanh trong công ty. Mô hình này phù hợp với các công ty có ít nhân sự.

Xem thêm: Tầm quan trọng của việc thay đổi cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp